Intervalid – Datenschutzmanagement Software

Intervalid

EU-weit gültig | Mehrsprachig | Mandanten- & konzernfähig

Intervalid – Ihre Datenschutzmanagement-Software – ist das ideale Tool
zu einer einwandfreien Umsetzung der EU Datenschutz-Grundverordnung.
Sie werden Schritt für Schritt durch die Arbeitsprozesse geführt und
binden dabei Ihre Mitarbeiter aktiv ein.

So unterstützt Sie Intervalid:

1. Vorbereitung

Online Fragebögen und ein Formular zur Ersterhebung unterstützen Sie bei der Erhebung der personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen (inkl. Datenimport)

2. Verzeichnis

Ihre erhobenen Datenanwendungen werden in einem Verzeichnis der Verarbeitungs-
tätigkeiten gespeichert (auch für Auftragsverarbeiter)

3. TOMs

Mit Intervalid erfassen Sie Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen in dem Sie eine Mustervorlage wählen, ggf. anpassen und einer Verarbeitungstätigkeit zuweisen

4. Risiko

Sie führen eine Folgenabschätzungen durch und dokumentieren, ob ein erhöhtes Risiko vorliegt

5. Checklisten

Sie beantworten datenschutzrechtliche Fragen in Form von Muster-Checklisten

6. Prüfung

Sie überprüfen mit der online Prüfung, ob Ihre Datenanwendungen den Anforderungen der EU Datenschutz-Grundverordnung entsprechen

7. Aufgaben

Sie planen Maßnahmen zur Optimierung, vergeben Arbeitspakete und erledigen diese gemeinsam innerhalb der Software

8. Reports

Sie erstellen übersichtliche Reports auf Knopfdruck für interne Auskünfte, Betroffene oder die Aufsichtsbehörde

9. Betroffenen Rechte

Durch den Workflow für Betroffenenrechte werden Anfragen der Betroffenen vollständig und fristgerecht erfüllt

10. Umfragen

Finden Sie heraus, wo Ihre Mitarbeiter im DSGVO Prozess stehen indem Sie individuelle Umfragen erstellen, Mitarbeiterkontakte einfach via CSV in das System importieren und verschicken.

11. Schulungen

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter online. Dafür erstellen Sie Schulungen, laden Mitarbeiter ein, dokumentieren den Schulungsverlauf und erhalten Reports über Schulungsergebnisse 

12. Pflege

Bauen Sie mit Intervalid Ihr Datenschutz-
management auf, optimieren Sie stetig und halten Sie es aktuell. Reagieren Sie rasch auf einen Data Breach

Intervalid

Datenschutzmanagement-Software für jede Unternehmensgröße und externe Datenschutzbeauftragte

Mit Intervalid sind Sie optimal auf die EU Datenschutz-Grundverordnung vorbereitet und bauen Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement von KMU bis Konzern nachhaltig auf. Somit haben Sie mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben.

Die Lösung ist mandantenfähig und unterstützt somit externe Datenschutzbeauftragte und deren Kunden – informieren Sie sich über unsere Partnermodelle!

Gerne erstellen wir für Sie ein unverbindliches Angebot, das Ihren Unternehmensbedürfnissen am besten entspricht. Dafür kontaktieren Sie uns einfach!

Die Funktionen im Detail

Verständlich, gesetzeskonform und zuverlässig

Intervalid wurde als Software as a Service (SaaS) entwickelt und ist in einem zertifizierten Rechenzentrum installiert. Für die Implementierung benötigen Sie nur eine Internetverbindung und können sofort mit der Datenschutzmanagement-Software starten.

So unterstützt Sie Intervalid:

Online Fragebögen

… für einen strukturierten Gesamtüberblick

Bevor Sie mit der Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten beginnen, verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Anwendungen, die personenbezogene Daten beinhalten. Unternehmen stehen hier bereits vor großen Herausforderungen: wer ist der richtige Ansprechpartner in der jeweiligen Abteilung, welche Verarbeitungstätigkeiten gibt es, etc.  Mit individueller Fragebögen, die Ihnen innerhalb der Software zur Verfügung stehen, holen Sie genau diese Informationen von Ihren Mitarbeitern ein. Zusätzlich hat sich der Einsatz von online Fragebögen auch für die laufende Pflege (z.b.: bei Änderungen und neuen Systemen) bewährt.

Formular zur Ersterhebung

… für die optimale Vorbereitung des Verzeichnisses

Nachdem Sie alle grundlegenden Informationen eingeholt und Ansprechpartner definiert haben, bereiten Ihre Mitarbeiter das Verzeichnis vor. Dazu bietet Ihnen die Software ein Formular zur Ersterhebung an. Hier werden zuständige Mitarbeiter aktiv in den Erhebungsprozess eingebunden und stellen relevante Eckdaten bereit. Diese Daten können Sie im Anschluss direkt in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten übernehmen.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

… damit Sie alle Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten gesetzeskonform abbilden

Intervalid bietet ein gesetzeskonformes Verzeichnis an, in dem Sie Ihre Datenarten, betroffenen Personengruppen, Empfänger, Löschfristen, etc. erfassen. Jeder Auftragsverarbeiter (externe Dienstleister wie z.B.: Lohnverrechner, Personalberater) bildet zusätzlich ein Verzeichnis zu allen seinen durchgeführten Tätigkeiten ab. Zur rascheren Fertigstellung des Verzeichnisses erhalten Sie Muster zu gängigen Anwendungen (wie z.b.: Rechnungswesen, CRM) direkt aus dem System bzw. importieren die Daten aus einer Excel-Datei. Kopieren Sie bei Bedarf das Verzeichnis für Ihre weiteren Niederlassungen. Somit sind alle relevanten Daten zur Anwendung ersichtlich. Entsprechende Hilfsfunktionen stehen Ihnen während des Prozesses zur Verfügung.

Technische und Organisatorische Maßnahmen

… um sicherzustellen, dass Ihre Verarbeitungen gemäß der Verordnung erfolgen

Die DSGVO sieht vor, dass jedes Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen umsetzt und sicher stellt, dass ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau gewährleistet wird. Die Software bietet Ihnen dafür eine einfache Erfassung an: Sie wählen eine Mustervorlage, passen diese gegebenfalls an und ordnen Sie der Verarbeitungstätigkeit zu. Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen sind sofort im Verzeichnis aktualisiert.

Folgenabschätzung

… damit Sie ein erhöhtes Risiko erkennen

Prüfen Sie, ob ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen natürlichen Personen bei der jeweiligen Datenverarbeitung vorliegt. Mit Intervalid beurteilen Sie das Risiko direkt im System und dokumentieren die Bewertung. Hilfestellungen wie eine Black- & Whitelist stehen Ihnen dabei zur Verfügung. Die durchgeführte Folgenabschätzung wird direkt zur Verarbeitungstätigkeit angehängt und ist somit jederzeit abrufbar.

Gesetzeskonforme Checklisten

… wie compliant ist Ihr Unternehmen?

Damit Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, beantworten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter Fragen zu datenschutzrechtlichen Themen. Dafür nutzen Sie Muster-Checklisten, die individuell angepasst werden können. Sie enthalten beispielsweise Kontrollfragen zu Datenschutz Grundsätzen, zur Datensicherheit, zur Auftragsverarbeitung und den Rechtsgrundlagen. Die Checklisten werden zentral oder von den zuständigen Abteilungen online bearbeitet.  Zusätzlich bietet Ihnen die Software einen eigenen Bereich um relevante Dokumente zentral abzulegen und zur Verfügung zu stellen.

Online Prüfung

… identifizieren Sie mögliche Schwachstellen

Stellen Sie an Hand der online Prüfung fest, ob die Anforderungen der DSGVO in Ihrem Unternehmen erfüllt sind. Es lassen sich rasch Risiken identifizieren und weitere Maßnahmen zur Erfüllung im System hinterlegen. Die Prüfung kann intern oder durch einen externen Experten erfolgen. Als Basis dienen die ausgefüllten Checklisten.

Aufgaben bearbeiten

… für einen effizienten Prozessablauf in Ihrem Unternehmen

Wurde ein Risiko bei einer Datenverarbeitung identifiziert, kann sofort eine entsprechende Aufgabe mit Beschreibung, Zuständigen und Deadline angelegt werden. Die verantwortlichen Mitarbeiter nehmen die Bearbeitung direkt im System vor. Jeder Verantwortliche verfügt über seine eigene Aufgabenliste, mittels Ampelsystem ist der aktuelle Projektstatus ersichtlich. Die gesamte Prozesskommunikation findet somit innerhalb der Software statt.

Reports

… erfüllen Sie Ihre Auskunftspflicht auf Knopfdruck

Im Sinne der Auskunftspflicht lt. DSGVO sind Sie gegenüber Betroffenen und der Aufsichtsbehörde verpflichtet, gewünschte Informationen im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen transparent auf Abruf darzulegen. Mit der Report-Funktion erhalten Sie alle Informationen auf Knopfdruck als PDF oder CSV-Datei. Die strukturierte und übersichtliche Aufbereitung der Daten im System unterstützt Sie zusätzlich bei Ihren internen Auswertungen.

Workflow Betroffenenrechte

... damit Sie den Anfragen der Betroffenen gerecht werden

Mit der DSGVO wurden die Betroffenenrechte im Vergleich zur bisherigen Rechtslage gestärkt: Sie haben das Recht auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragung und Widerspruch. Als Unternehmen etablieren Sie interne Prozesse, um eine vollständige und fristgerechte Erfüllung der Betroffenenrechte sicherzustellen. Intervalid unterstützt die zuständigen Mitarbeiter bei der ordnungsgemäßen Umsetzung der Maßnahmen: die Anfrage wird mit allen relevanten Informationen erfasst, ein Workflow gestartet und fristgerecht abgearbeitet.

Umfragen

... erhalten Sie aussagekräftige Ergebnisse

Mitarbeiter sind der Schlüssel für die tägliche Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen. Daher ist ein unternehmensweiter und aktueller Informationsstand über den Fortschritt bei Ihren Mitarbeiters essentiell. Sie können individuelle Umfragen erstellen, Mitarbeiterkontakte einfach via CSV Import in das System hochladen und Umfragen verschicken. Intervalid bietet Ihnen eine übersichtliche Zusammenfassung der Umfrageergebnisse. So finden Sie heraus, wo Ihre Mitarbeiter stehen.

Schulungen

... E-Learning für Mitarbeiter und Kursverwaltung

Die DSGVO sieht vor, in regelmäßigen Abständen Mitarbeiter Schulungen durchzuführen, um datenschutzkonformes Verhalten im Unternehmen zu gewährleisten. Verwalten Sie direkt im System Ihre Mitarbeiter und Schulungen: Erstellen Sie Schulungen, laden Sie Mitarbeiter ein, dokumentieren Sie den Schulungsverlauf und erhalten Sie übersichtliche Reports über Schulungsergebnisse. Intervalid bietet E-Learning Kurse von Fachexperten zum Thema Datenschutz an. Die online Schulungen eignen sich für alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten.

Laufende Pflege

… für Ihr nachhaltiges Datenschutzmanagement

Die Anforderungen der DSGVO stellen einen laufenden Prozess in Ihrem Unternehmen dar.  Mit Intervalid bauen Sie Ihr Datenschutzmanagement nachhaltig auf, optimieren stetig und erhalten es gesetzeskonform. mit der „laufenden Pflege“ bleiben Ihre Verarbeitungstätigkeiten, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Ihre Ansprechpartner stets aktuell. Alle Änderungen werden protokolliert und der Status Ihrer laufenden Pflege ist jederzeit einsehbar. Zusätzlich können Sie bei einem Data Breach alle Informationen rasch und unkompliziert einholen. Somit sind Sie jederzeit auf Audits vorbereitet.

Intervalid

Benutzerfreundliche Oberfläche - einfache Navigation

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