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Intervalid DSMS unterstützt Sie aktiv als bei der gesetzeskonformen Umsetzung Ihrer Kundenprojekte. Neueste Technologie, hohe Benutzerfreundlichkeit und ein strukturierter Aufbau sind das Fundament für eine rasche und effiziente DSGVO bzw. DSG Schweiz Implementierung. Alle erforderlichen Prozessschritte sind pro Kunde in einem System abgebildet. Die jeweiligen Mandanten sind voneinander getrennt und die Mandantenfähigkeit ermöglicht eine professionelle Betreuung Ihrer Kunden – Sie können einfach Rollen definieren und Rechte vergeben.
So binden Sie Ihre Kunden aktiv ein:
Durch regelmäßiges Monitoring behalten Sie die Übersicht Ihrer Kundenprojekte und sind stets auf Prüfungen vorbereitet. Mittels Reports auf Knopfdruck werden Sie Ihrer Auskunftspflicht gerecht. Regelmäßige Updates der Software halten Sie laufend am aktuellsten technologischen und gesetzlichen Stand – EU-weit und für die Schweiz. Dadurch ersparen Sie sich Zeit und gewinnen deutlich an Sicherheit und Effizienz.
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Nutzen Sie diese Funktion, um wichtige Informationen von Ihrem Mandanten rasch und reibungslos ein-zuholen. Zusätzlich unterstützen Sie Fragebögen bei der Dokumentation von Sicherheitsvorfällen und Folgenabschätzungen. Erstellen Sie auch individuelle Fragebögen speziell für Ihre Bedürfnisse. Formulare unterstützen Sie bei der Einführung neuer Systeme bzw. bei Änderungen von bestehenden Verarbeitungen. Diese können direkt in das Verzeichnis übernommen werden.
Bilden Sie Verarbeitungen in einem strukturierten Verzeichnis ab. Jeder Auftragsverarbeiter führt zusätzlich ein Verzeichnis zu seinen durchgeführten Tätigkeiten. Zur rascheren Fertigstellung erhalten Sie Muster zu gängigen Anwendungen bzw. importieren die Daten aus einer Excel-Datei. Kopieren Sie bei Bedarf das Verzeichnis für weitere Niederlassungen. Das Verzeichnis ist übersichtlich, mehrsprachig, einfach in der Bedienung und bietet anpassbare Auswahlmöglichkeiten.
Mitarbeiter des jeweiligen Fachbereichs geben neue Verarbeitungen oder Änderungen in bestehenden Systemen bekannt. Diese werden zur Freigabe weitergeleitet und im Verzeichnis aktualisiert. Darüber hinaus steht Ihnen und Ihren Mandanten ein Workflow für die jährliche Überprüfung des Verzeichnisses zur Verfügung. Damit wird die laufende Aktualität des Verzeichnisses gewährleistet.
Jedes Unternehmen muss technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen und damit sicherstellen, dass ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau gewährleistet wird. Die Software bietet Ihnen dafür eine einfache Erfassung an: Sie wählen eine Mustervorlage, passen diese gegebenenfalls an und ordnen Sie der Verarbeitungstätigkeit zu. Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen sind sofort im Verzeichnis aktualisiert.
Prüfen Sie, ob ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen natürlichen Personen bei der jeweiligen Datenverarbeitung vorliegt. Beurteilen Sie das Risiko direkt im System und dokumentieren Sie die Bewertung. Als Hilfestellung steht Ihnen eine Black- & Whitelist zur Verfügung. Die durchgeführte Folgenabschätzung wird direkt zur Verarbeitungstätigkeit angehängt und ist somit jederzeit abrufbar.
Damit Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, beantworten Sie bzw. Ihre Mandanten Fragen zu datenschutzrechtlichen Themen. Dafür nutzen Sie Muster-Checklisten, die Sie individuell anpassen können. In einem eigenen Bereich legen Sie relevante Dokumente zentral ab und stellen diese Ihren Mandanten zur Verfügung.
Stellen Sie anhand eines Audits fest, ob die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen erfüllt sind. Es lassen sich rasch Risiken identifizieren und weitere Maßnahmen zur Erfüllung im System hinterlegen. Als Basis dienen die ausgefüllten Checklisten.
Lieferantenaudits dienen der Überprüfung neuer oder bestehender Lieferanten und Auftragsverarbeiter. Dazu hinterlegen Sie die Ansprechpartner im System und senden einen Fragebogen an den Geschäftspartner oder lassen diesen von Ihrem Mandanten ausfüllen. Nachdem der Fragebogen zurückgesendet wurde, können Sie bei Bedarf Aufgaben verteilen und das Audit abschließen. Zum Schluss setzen Sie das Datum für das nächste Audit fest.
Wurde ein Risiko bei einer Datenverarbeitung identifiziert, kann innerhalb der Software eine entsprechende Aufgabe mit Beschreibung, Zuständigen und Deadline angelegt werden. Die verantwortlichen User nehmen die Bearbeitung direkt im System vor. Jeder Verantwortliche verfügt über seine eigene Aufgabenliste, mittels Ampelsystem ist der aktuelle Projektstatus ersichtlich.
Im Sinne der Auskunftspflicht gemäß der DSGVO sind Sie gegenüber Betroffenen und der Aufsichtsbehörde verpflichtet, gewünschte Informationen im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen transparent auf Abruf darzulegen. Mit der Report-Funktion erhalten Sie alle Informationen auf Knopfdruck als PDF oder CSV-Datei. Die strukturierte und übersichtliche Aufbereitung der Daten im System unterstützt Sie außerdem bei Ihren internen Auswertungen.
Etablieren Sie interne Workflows, um eine vollständige und fristgerechte Erfüllung der Betroffenenrechte sicherzustellen. Ihre Mandanten werden bei der ordnungsgemäßen Umsetzung effizient unterstützt: Die Anfrage wird mit allen relevanten Informationen erfasst, ein Workflow gestartet und Betroffene fristgerecht informiert.
Etablieren Sie einen Prozess, um auf Sicherheitsvorfälle richtig zu reagieren: Erfassen Sie die Eckdaten, analysieren Sie den Vorfall mittels Fragebogen, informieren Sie alle relevanten Stellen fristgerecht und setzen Sie präventive Maßnahmen.
Holen Sie sich Informationen über den aktuellen Wissenstand Ihres Mandanten ein. Dazu erstellen Sie individuelle Umfragen bzw. nutzen Vorlagen, laden Kontakte einfach via CSV-Import in das System und versenden die Umfrage. Intervalid DSMS bietet Ihnen eine übersichtliche Zusammenfassung der Umfrageergebnisse. So finden Sie heraus, wo Ihre Mandanten stehen.
Verwalten Sie direkt im System die Mitarbeiter Ihrer Mandanten und Schulungen: Erstellen Sie Schulungen, laden Sie Mitarbeiter ein, dokumentieren Sie den Schulungsverlauf und erhalten Sie übersichtliche Reports über Schulungsergebnisse. Intervalid DSMS bietet E-Learning Kurse von Fachexperten zum Thema Datenschutz an. Die online Schulungen eignen sich für alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten.
Erstellen Sie Vorlagen für Unternehmensdokumente wie Datenschutzberichte, Richtlinien, Verfahrensbeschreibungen, Verträge, u. v. m. Dazu stehen Ihnen zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Zudem können Sie Variablen nutzen, um Inhalte automatisch in das Dokument einzufügen. Leiten Sie die Dokumente zur Bearbeitung bzw. Freigabe an den zuständigen User weiter. So verwalten Sie Unternehmensdokumente zentral, sind jederzeit über den Status informiert und stellen diese Ihren Mandanten zur Verfügung.
Die Anforderungen der DSGVO stellen einen laufenden Prozess im Unternehmen dar. Mit Intervalid DSMS bauen Sie das Datenschutzmanagement Ihrer Mandanten nachhaltig auf, optimieren stetig und pflegen es gesetzeskonform. Verarbeitungstätigkeiten, TOMs sowie Ansprechpartner bleiben stets aktuell. Alle Änderungen werden protokolliert und der Status ist jederzeit einsehbar. Somit sind Sie immer auf Audits vorbereitet.
Lernen Sie Intervalid DSMS kennen und erleben Sie die Vorteile!
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